No começo de 2020, com a chegada da pandemia do covid-19 e a necessidade de isolamento social, muitos hábitos e atividades então comuns do dia a dia tiveram que ser readaptados. O home office, antes restrito a algumas empresas e setores, se popularizou amplamente. Para serviços de escritório, tecnologia e financeiros, em sua grande maioria feitos em computadores, observa-se que o home office veio para ficar. As empresas Magazine Luiza e Via Varejo, por exemplo, já aboliram a necessidade do trabalho presencial mesmo após a pandemia para 1500 funcionários, de um total de 40 mil.
O desafio do home office
Como justificativa para a adoção do home office mesmo após a pandemia, podemos citar:
– redução do tempo gasto com deslocamentos
– maior flexibilidade de horários
– liberdade para se trabalhar onde quiser
– contratações não limitadas geograficamente
– diminuição dos gastos com escritórios presenciais
Entretanto, apesar de tantas vantagens, o home office também traz consigo algumas desvantagens, como:
– menor convívio social
– necessidade de adaptação e estruturação de ferramentas digitais
O computador e a internet de fato facilitam e muito a nossa vida. Contudo, a adaptação às ferramentas virtuais e a padronização do trabalho é um fator fundamental para o sucesso do trabalho remoto. Com tantas opções e informações disponíveis podemos até ficar um pouco perdidos e sem saber como começar. Por isso a seguir iremos a listar algumas plataformas digitais muito úteis que irão te auxiliar nas tarefas do home office.
As Ferramentas
Google Drive
O google drive é a plataforma digital da google para o compartilhamento e sincronização de arquivos, ele trabalha armazenando os documentos em nuvem e funciona de maneira integrada ao google docs, uma vez que quaisquer arquivos editados ou criados por este ficarão diretamente armazenados no google drive e consequentemente em nuvem.
Dessa maneira vale citar a funcionalidade e importância dessa ferramenta, uma vez que permite a edição de documentos em conjunto e tempo real por mais de uma pessoa, ao mesmo tempo que sincroniza e permite a organização desses arquivos em pastas.
Vale citar também outras ferramentas da google que possuem integralidade com essa plataforma digital, como o google meet e o google agenda. Com essas ferramentas é possível realizar reuniões e gravá-las e o arquivo será enviado diretamente ao google drive do dono da reunião. O google agenda permite realizar o trabalho de agenda eletrônica e emite avisos diretamente ao gmail da conta proporcionando uma organização ampla para seus horários e compromissos.
Pipefy
O Pipefy é uma plataforma digital centrada no gerenciamento de projetos e na automação de fluxos de trabalho, ela visa personalizar a criação desses fluxos para os processos ou atividades de maneira rápida e simples, oferecendo modelos prontos para que o usuário consiga personalizá-lo à sua demanda.
Essa plataforma também promove a integração com outras plataformas, e dessa maneira facilita o trabalho do time como um todo, além de conseguir gerar relatórios para o acompanhamento da progressão de uma tarefa. Algumas das ferramentas que podem ser integradas no Pipefy são: o Google Agenda, Google Meet, Slack e o GitHub.
Ele permite o rápido tráfego de informações sobre os projetos que estão ocorrendo, além de poder atender diversas áreas da empresa por possuir essa personalização.
Ploomes
O Ploomes é uma plataforma de CRM, uma plataforma digital voltada para a gestão de relacionamento com o cliente. Ele permite a personalização na maneira de organizar os contatos a serem abordados, além de fornecer informações sobre os clientes já contatados.
Integrar o ploomes com o sistema de e-mails é uma de suas vantagens, que podem ser enviados e recebidos diretamente pelo próprio aplicativo.
Também é possível integrá-lo a um sistema de ligações, que é realizado diretamente do aplicativo juntamente com um programa que realiza ligações sem a necessidade da adição de outro programa no computador, o número do contato é discado diretamente da lista no aplicativo.
Por último há a possibilidade também de seguir todo fluxo de contato pois o aplicativo registra cada contato assim que este é marcado como realizado, proporcionando uma transparência para todo o time a respeito do andamento dos contatos e evita a perda de informações, uma vez que todo histórico de contato fica salvo.
Zapier
O Zapier é uma ferramenta que permite a integração e automação entre diversos aplicativos da web. Imagine, por exemplo, que você tenha no seu site uma página na qual as pessoas deixem os seus emails para receber conteúdos futuros, entretanto esses conteúdos são enviados a partir de uma outra plataforma. Com o zapier você consegue passar esses emails do site automaticamente para a plataforma.
Um outro exemplo é quando você recebe um email com alguma solicitação, mas precisa adicionar essa solicitação em uma plataforma de gestão de tarefas, como o pipefy ou o trello. Por meio do zapier é possível automatizar essas operações.
Vale ressaltar que o zapier é uma ferramenta intuitiva e permite programar as automações sem ter nenhum conhecimento sobre linguagens de programação. Ele está disponível na versão gratuita com algumas limitações, mas a partir de 20 dólares por mês já é possível explorar bem mais o potencial da ferramenta.
Slack
O slack é uma plataforma digital de comunicação baseada em canais. Os canais se assemelham à conversas de whatsapp, individuais ou em grupos, podendo ser criados para equipes, projetos, ou qualquer outro objetivo. Nesses canais, os membros conseguem compartilhar mensagens, links e documentos. Também é possível conectar o slack com dezenas de aplicativos, como google drive, google agenda, zoom, office 365 e zoom.
Além disso, o slack permite a realização de chamadas de voz ou vídeo direto pela plataforma e todo o histórico de mensagens e arquivos é pesquisável, garantindo uma gestão do conhecimento. Um recurso muito utilizado é a de respostas de mensagens, que facilitam a organização visual e discussão de vários assuntos diferentes dentro de um mesmo canal, chamadas de “threads”.
Organização é a chave
Em um contexto geral para um ambiente de trabalho ser produtivo a organização é de extrema importância, todas essas ferramentas abordadas no tópico anterior podem ajudar com certas dificuldades encontradas no ambiente de trabalho em home office.
Uma transição do meio de trabalho presencial para o home office pode causar uma diminuição de produtividade, dentre todos os motivos relacionados a essa diminuição a falta de organização do meio de trabalho, de sua agenda pessoal e da ambientação em si, colaboram para esse problema. Todos esses fatores podem ser amenizados em um home office que preza por sua organização, aumentando assim sua produtividade.
Uma maneira de colocar essa organização em prática é utilizando as ferramentas certas e integrá-las em sua rotina de trabalho, com um meio organizado e utilizando as ferramentas certas você terá um home office com a produtividade mais alta que nunca e conseguirá ver resultados rápidos em suas tarefas.
A organização e o 5S digital
A metodologia 5S está diretamente relacionada à organização do seu home office. Essa metodologia tem origem na cultura japonesa, e opera a partir de 5 sensos, sua denominação vem de cinco palavras que em japonês se iniciam com a letra “S”:
- Seiri (utilização)
- Seiton (organização)
- Seiso (limpeza)
- Seiketsu (padronização)
- Shitsuke (autodisciplina)
Tendo em vista que essa metodologia se adequa para melhorar o ambiente de trabalho, um paralelo do meio físico com o digital pode ser facilmente traçado. Você pode acompanhar toda metodologia 5S Virtual diretamente de nosso blog.
O 5S Virtual é uma ferramenta de grande utilidade para qualquer negócio que opere em situação de trabalho remoto e que tenha um fluxo grande de documentos ou informações que necessitem ser compartilhadas ou armazenadas, sua metodologia é aplicada como o 5S em cinco sensos.
A metodologia do 5S Virtual tem em um de seus sensos o valor de organização, que está diretamente relacionado à organização de seu ambiente virtual. Deixar os arquivos organizados e categorizados de acordo com um critério que faça sentido para sua empresa é importante.
Também é uma dica organizar os arquivos de acordo com importância e frequência de utilização, um arquivo utilizado com regularidade tem que ser de fácil localização.
Essa é apenas a ponta do iceberg do que o 5S Virtual pode fazer por você ou sua empresa. Mergulhe fundo no meio organizacional do home office, e melhore a produtividade de sua empresa pela organização do ambiente de trabalho.
Você pode aprender mais sobre o 5S Virtual aqui, ou entrar em contato diretamente conversando com a gente.
