Gestão e Desenvolvimento

Metodologia 5S: 5 passos para otimizar arquivos digitais

Melhore sua experiência digital

O seu computador é muito bagunçado? Alguma vez você já procurou arquivo importante e não sabia onde estava? Pois bem, a metodologia 5S para ambientes virtuais tem como objetivo organizar, padronizar arquivos para melhorar o rendimento do trabalho.

A MODERNIZAÇÃO DO AMBIENTE DE TRABALHO

Os aparelhos digitais se tornaram cada vez mais responsáveis pelo armazenamento de dados das empresas do mundo todo. É verdade que há uma tendência de modernização na performance desses aparelhos; contudo, não se pode dizer que o desenvolvimento organizacional humano acompanhou essa sofisticação.

Com certeza você já teve o andamento de um projeto ou uma atividade travado porque não achava aquele documento com os dados que você precisava, não? Ou ainda, não pôde abrir mais de duas abas de planilha de dados pois havia sobrecarga no armazenamento… Situações como essa acontecem com frequência nos computadores pessoais e já são bem irritantes. Agora tente imaginar uma empresa que possua diversos setores, com diversos computadores utilizados por diferentes pessoas. A necessidade de se organizar e padronizar todos esses arquivos se torna muito maior. Essas são situações comuns que atrapalham o rendimento da maioria das empresas nos dias atuais. Felizmente, a Química Jr. traz boas notícias para você.

A utilização do meio digital é cada vez maior
A utilização do meio digital é cada vez maior

Frente a digitalização crescente do ambiente de trabalho e o predomínio de recursos virtuais, a Química Jr. enxergou a necessidade de reformular um de seus projetos para uma aplicação conveniente e completa, desta vez destinada aos meios digitais.

METODOLOGIA 5S

metodologia 5S consiste numa filosofia japonesa que visa a otimização do rendimento das empresas a partir de um treinamento que trabalha cinco importantes sensos, sendo eles utilização, organização, limpeza, padronização e autodisciplina (em japonês, todos os nomes dos cinco sensos iniciam com “s”, por isso 5S) no espaço físico das empresas. Mas como adaptar os sensos do treinamento 5S para o ambiente digital?

O 5S é uma ferramenta para a melhoria do ambiente de trabalho. Logo, independentemente se o ambiente é físico ou digital, os princípios podem ser aplicados da mesma maneira, alcançando ótimos resultados em ambos.

Os 5 sensos da metodologia 5S
Os 5 sensos da metodologia 5S

Para garantir que os resultados sejam os mais rápidos e melhores possíveis, a implementação dos conceitos de cada senso segue a ordem:

1º Utilização
2º Organização
3º Limpeza
4º Padronização
5º Autodisciplina

SENSO 1: UTILIZAÇÃO

A função do senso de utilização é identificar quais arquivos e programas realmente são utilizados, para descartar aqueles que não possuem mais utilidade. Lembrando que descartar não significa excluir, mas dar um destino para o arquivo.

Senso de utilização: eliminar o que não é útil
Senso de utilização: eliminar o que não é útil

Para facilitar a aplicação desse senso, você pode fazer as seguintes perguntas:

1) Eu ainda uso esse arquivo/software?

2) Quando foi a última vez que usei? Pretendo usar no futuro?

3) Eu realmente preciso desse arquivo/software? Posso precisar algum dia?

4) Esse arquivo/software é útil onde está? Poderia ficar em outro lugar?

Com base nessas perguntas, você consegue identificar três categorias de arquivos:

– Lixo: arquivo que você não precisa mais e nem irá precisar no futuro. Pode ser excluído

 Não é lixo, mas é pouco acessado: pode ser realocado em uma pasta separada ou ser mantidos em backup, liberando espaço de armazenamento interno.

– Não é lixo, mas acessado constantemente: deve ser mantido no computador e em local de fácil acesso.

 

SENSO 2: ORGANIZAÇÃO

Uma vez definido o que é útil ou não, o próximo passo é organizar. Para saber onde cada arquivo irá ficar. Para isso, algumas faça o seguinte:

– Ordene os arquivos e programas de acordo com sua importância e a frequência de utilização. Os mais importantes e mais utilizados devem ficar em locais de mais fácil acesso, como por exemplo pastas principais ou desktop.

– Separe os arquivos em pastas e subpastas de acordo com a função e a utilidade de cada. Tente criar categorias por assunto, importância, cliente, tempo ou conteúdo.

– Evite criar pastas com nomes iguais ou confusos.

– Para facilitar na sua escolha dos critérios de organização pode ser útil fazer um mapa visual, antes de mover os arquivos.

Organização: organize os arquivos em pastas e subpastas, de acordo com sua categoria
Organização: organize os arquivos em pastas e subpastas, de acordo com sua categoria

SENSO 3: LIMPEZA

senso de limpeza pode ser aplicado tanto para reduzir e evitar a sujeira virtual, quanto a sujeira física.

– Opte por temas e planos de fundo que não dificultem a visualização dos botões e ícones da área de trabalho

– Lembre-se do senso 1, deixe em sua área de trabalho somente o que é útil

– Mantenha seu equipamento de trabalho limpo. Limpe periodicamente o teclado e o mouse. Um estudo da universidade do Arizona revelou que o teclado pode ter até 400 vezes mais bactérias do que a tampa de um vaso sanitário.

– Deixe no ambiente de trabalho somente os equipamentos de informática que estão sendo realmente usados

– Caso tenha algum equipamento de informática sem uso, encaminhe para alguma organização que receba produtos eletrônicos. Na organização os equipamentos terão a destinação adequada: reutilização ou lixo eletrônico.

Um teclado pode até 400 vezes mais bactérias do que um vaso sanitário
Um teclado pode até 400 vezes mais bactérias do que um vaso sanitário

SENSO 4: PADRONIZAÇÃO

senso da padronização está diretamente ligado aos três sensos anteriores, para garantir que o novo padrão seja seguido e que as práticas saudáveis já mencionadas sejam seguidas. Por esse motivo, o 4º senso também pode ser chamado de senso de saúde. Para manter a saúde sua e de seu computador, siga os seguintes passos:

– Mantenha um antivírus instalado e atualizado.

– Procure não baixar arquivos e programas de origem desconhecida, pois podem conter vírus.

– Mantenha o monitor na altura do seu campo de visão.

– Deixe o teclado e o mouse na altura dos cotovelos e apoie os pés no chão, evitando posturas inadequadas.

– Tenha uma iluminação adequada: sem reflexos na tela e com o brilho de tela adequado.

Arquivos e programas de origem desconhecida podem conter vírus
Arquivos e programas de origem desconhecida podem conter vírus

SENSO 5: AUTODISCIPLINA

senso de autodisciplina consiste em garantir que tudo o que foi feito nos outros sensos seja mantido. É importante manter a disciplina e praticar todos os sensos periodicamente, para que os princípios do 5S se tornem um hábito. Estabeleça uma rotina diária ou semanal de revisão dos sensos, para mantê-los em prática e não deixar que a desorganização tome conta novamente.

Autodisciplina: crie novos hábitos
Autodisciplina: crie novos hábitos

POR QUE APLICAR O 5S NO MEU COMPUTADOR?

1)  Liberar espaço: os arquivos inúteis são excluídos, sobrando mais espaço para o que realmente é importante.

2) Melhorar o funcionamento da máquina: com menos arquivos e programas desnecessários, o computador precisa processar menos informações e consegue trabalhar mais rapidamente, sem travar.

3) Qualidade de vida: com o senso de saúde você evita problemas como má postura e dores de cabeça devido à luminosidade.

4) Aumento do rendimento: com maior facilidade para encontrar o que se procura e com o computador funcionando de maneira mais rápida, o trabalho rende muito mais.

OS RESULTADOS DO 5S DIGITAL

A gente já te explicou que a metodologia 5S digital pode aprimorar muito a qualidade dos serviços prestados pela sua empresa. Pode também melhorar o andamento dos processos de trabalho, identificando erros e contornando-os, de forma a colaborar não só para o aumento da produtividade, como também para a saúde e bem estar de seus membros. Mas você pode estar se perguntando: qual a garantia de que o treinamento é efetivo e indicado para meu ambiente de trabalho?

Para responder essa pergunta, trazemos uma monografia sobre a aplicação do 5s nos meios digitais de uma indústria sucroalcooleira em 2017. Com mais de 42 mil arquivos inseridos em uma pasta nomeada “Qualidade Agrícola”, a empresa tinha sua produtividade muitas vezes atrapalhada por problemas que nem ela mesma conseguia identificar. Podemos listar dificuldade em superar desafios recorrentes em seu histórico e planejar novas estratégias para o futuro, arquivos duplicados, arquivos perdidos que poderiam vir a ser úteis, dentre muitos outros pontuados na monografia.

Após uma aplicação minuciosa do treinamento dentro de um período de seis meses, a pasta em questão passou de 42 mil arquivos para apenas 9 mil arquivos, numa redução de 76% dos arquivos iniciais. O resultado expressivo do trabalho em números também pôde ser percebido na prática. Após o 5s, a empresa foi capaz de agilizar os seus processos digitais e tomar então decisões mais assertivas, além de comparar facilmente dados já trabalhados com projetos em análise no presente.

Rendimento comprometido por ambiente digital caótico
Rendimento comprometido por ambiente digital caótico

COMO POSSO APLICAR O 5S DIGITAL? 

A metodologia 5s digital é comprovadamente uma ferramenta valiosa, que pode auxiliar muito você e sua empresa na busca pelo melhor rendimento. E aí, se interessou? A Química Jr. em conjunto com a ICMC Jr. desenvolvem treinamento 5s para meios digitais de forma eficiente e com custos bastante abaixo do mercado. E o melhor, de forma totalmente remota. Gostou? Baixe nosso E-book de 5S e entre em contato com a gente e solicite um orçamento: é rápido, simples e grátis. Temos soluções personalizadas para você!

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