Kaizen é um termo de origem japonesa que significa mudança para melhor. É utilizado no contexto de melhoria contínua, com intuito de aumentar produtividade e abaixar os custos da produção. O Kaizen constitui a aplicação de diversas ferramentas sob a ótica de eliminar desperdícios, gestão visual, dentre outros mandamentos. Com o intuito de manter nosso leitor informado de práticas que possam aperfeiçoar continuamente processos empresariais, não deixe de mergulhar nessa leitura!
O que é o Kaizen?
O termo Kaizen é originário do japonês, significando “melhoria” ou “mudança para melhor”, baseando-se em uma filosofia que trata de melhoria contínua dos processos de manufatura, engenharia, gestão de negócios ou de qualquer outro processo.
O Kaizen foi implementado inicialmente em empresas japonesas após a Segunda Guerra Mundial, com o objetivo de reestruturar as atividades e funções das empresas, desde o Chief Executive Officer (CEO) até os trabalhadores da linha de montagem. Ao aperfeiçoar processos padronizados, consequentemente se elimina desperdícios. Logo, nota-se uma ligação direta entre o Kaizen com o Lean Manufacturing, a filosofia de gestão focada na redução de desperdícios, na redução de tempo e de custo de produção. Caso queira saber mais a respeito do Lean Manufacturing, não deixe de mergulhar na leitura deste outro texto.
O conceito da melhoria contínua é evidenciado no lema do Kaizen: “Hoje melhor do que ontem, amanhã melhor do que hoje!”. Ou seja, busca-se a cada dia melhorar os processos e seus resultados, permitindo reduzir os custos e melhorar a produtividade. A melhoria contínua é alcançada com o envolvimento de todos os colaboradores da organização para o aperfeiçoamento de produtos e processos empresariais.
Além disso, a melhoria contínua pressupõe mudanças no hábito da organização e grandes mudanças com um planejamento bem estruturado. No contexto desse conceito, em todos os dias de trabalho alguma melhoria deve ser implantada, seja ela na estrutura da empresa ou nos próprios colaboradores, melhorias essas que devem ser graduais, evitando mudanças bruscas, para não perturbar o equilíbrio da estrutura.
Segundo Tomás Costa Leite, consultor da Kaizen Institute Western Europe, Kaizen significa melhoramento de todas as áreas, seja na vida pessoal, doméstica, social ou no trabalho. Logo, deve-se ter em mente a ideia de que o Kaizen deve acompanhar o indivíduo na sua rotina de vida de forma permanente, para que se possa obter melhores produtividades em diversos âmbitos.
De onde surgiu essa ideia?
O Japão em meados de 1939 a 1950 enfrentava sérios problemas econômicos devido à Segunda Guerra Mundial. Diante desse contexto caótico, os japoneses, nos anos 50, decidiram renovar a sua indústria e desenvolveram o conceito de aprimoramento contínuo Kaizen, uma prática que exprime a filosofia de vida oriental, visando o bem do colaborador e da empresa em que este trabalha.
Partindo do conceito “The time is Money”, os aplicadores desta metodologia utilizam o tempo como o melhor indicador de competitividade entre as empresas, para que possa reconhecer e eliminar os desperdícios existentes na empresa em análise, seja em processos produtivos já existentes ou em fase do projeto, manutenção de máquinas ou ainda em processos administrativos. A metodologia não surgiu com o objetivo de melhorar certo quesito empresarial, mas a empresa como um todo, permitindo crescimentos exponenciais destas, mesmo diante de uma crise econômica. Não obstante, pela crise econômica do período, o Japão também investiu em outras metodologias, tal como a metodologia 5S. Não deixe de mergulhar profundamente na leitura e também conheça mais sobre o 5S.
O Kaizen baseia-se em alguns princípios, como:
- O incentivo à geração de ideias de melhorias para o aperfeiçoamento contínuo;
- O reconhecimento de que sempre é possível melhorar;
- A busca pela solução de problemas;
- A adoção de equipes multifuncionais;
- Implantação de rotinas que verifiquem a necessidade de melhorias;
- Capacitação de colaboradores.
Tais princípios se baseiam em nove ideias base:
- Não se acomodar com os mesmos paradigmas de sempre;
- Não censurar ideias por elas não serem perfeitas. É melhor pensar sobre como algo pode ser feito, do que ficar procurando justificativas para não fazê-lo;
- Realizar boas ideias imediatamente para que as melhorias venham mais cedo;
- Ao invés de esperar que a ideia perfeita apareça, dar preferência para a execução imediata e, assim, colher seus frutos imediatamente, mesmo que não represente um ganho de 100%;
- Agir com velocidade e prontidão, corrigindo eventuais erros imediatamente;
- Encarar as dificuldades como desafios;
- Descobrir as causas reais de um problema;
- Não basta só implementar uma ideia. É preciso experimentá-la e depois validá-la.
- As melhorias são infinitas porque sempre há o que pode ser melhorado.
Mas quais são os benefícios em adotar o Kaizen?
A aplicação do Kaizen, além de ser benéfica para os negócios também é vantajosa para os funcionários, clientes e para a organização como um todo, por diversos aspectos, tais como:
1) Aumento da produtividade
Com a melhoria contínua, há uma redução de desperdícios, uma vez que a empresa pode identificar o problema, estudá-lo com profundidade, questioná-lo, encontrar sua causa raiz, projetar uma alternativa e implementá-la como parte do processo regular.
O desperdício resulta em uma despesa significativa nas empresas, sendo que sua redução leva a uma diminuição nos custos gerais. Quando isso ocorre e os recursos são usados da maneira mais responsável possível, a produtividade é aumentada e os negócios se tornam cada vez mais lucrativos.
Como a melhoria é contínua, mesmo após meses ou anos de produtividade máxima, a empresa ainda estará procurando novas maneiras de melhorar ainda mais, otimizando seus processos e economizando tempo gasto em atividades desnecessárias. Além disso, há uma necessidade reduzida de inspeção, uma vez que as chances de erro são menores.
2) Melhoria no trabalho em equipe
O Kaizen permite uma melhoria no trabalho em equipe de todos os funcionários envolvidos no processo, uma vez que o time resolve os problemas em conjunto, o que possibilita o desenvolvimento de um espírito de equipe.
Além de melhorar a relação entre os funcionários internamente, a adoção do Kaizen ajuda a criar colaborações entre membros de diferentes departamentos, permitindo que funcionários com experiências diferentes aprendam a resolver problemas conjuntamente. Normalmente as maiores oportunidades de melhoria estão onde um processo se une ao outro ou onde o trabalho é passado de uma área para outra.
Quando se reúnem pessoas de diferentes pontos de vista, geralmente a melhoria se torna mais rápida, dando à equipe a oportunidade de refinar suas habilidades trabalhando com diferentes experiências e abordagens de problema. A interação entre as equipes também facilita a comunicação entre pessoas de áreas diferentes, o que traz grandes benefícios para a empresa como um todo.
3) Satisfação dos funcionários
A adoção do Kaizen faz com que os funcionários estejam diretamente envolvidos na concepção e implementação de melhorias. Dessa forma, os colaboradores podem fazer sugestões criativas e participar da tomada de decisões, nutrindo um sentimento de pertencimento. Ao se gerar esse sentimento, os funcionários anseiam por mudança e por novas maneiras de melhorar os processos, fazendo com que sua produtividade também aumente, uma vez que eles desejam ver suas sugestões sendo colocadas em prática.
A satisfação dos funcionários gera um ciclo muito proveitoso para a empresa, uma vez que o fato de os funcionários antigos trabalharem felizes pode gerar o mesmo sentimento nos funcionários recém-chegados.
4) Aumento da segurança no trabalho
Como os funcionários estão envolvidos no processo, os mesmos podem sugerir ideias para melhorar a segurança no trabalho, ajudando a minimizar acidentes. Quando os funcionários são incentivados a fazer recomendações para melhorar sua área de trabalho, a empresa está dando a eles a responsabilidade adicional de fazer com que suas sugestões sejam colocadas em prática. Todo pequeno risco identificado, por menor que seja, se for eliminado ou reduzido resultará em uma instalação mais segura.
Para entender mais sobre a importância da segurança no trabalho, não deixe de ler nosso texto “Consequências de Não Ter um Mapa de Riscos”.
5) Aumento da satisfação dos clientes
Por fim, além de ter funcionários mais satisfeitos o Kaizen também aumenta o grau de satisfação dos clientes. Isso é possível pois quando são feitas melhorias contínuas no processo, a empresa passa a entregar um produto ou serviço de maior qualidade, com um preço mais competitivo devido à redução de desperdícios, e com um menor tempo de espera.
Como o Kaizen se relaciona com a Metodologia 5S?
Os conceitos do Kaizen e da metodologia 5S se relacionam pois ambos são conceitos do Lean Manufacturing, além de serem origem japonesa e terem como objetivos a melhoria de processos e redução de desperdícios.
O Kaizen e a Metodologia 5S podem ser adotadas tanto conjuntamente quanto em momentos separados. Quando unidas, há uma relação de benefício mútuo, uma vez que para se identificar oportunidades de melhoria, um espaço organizado e limpo é de fundamental importância.
A combinação entre o Kaizen e a Metodologia 5S resulta em uma eliminação do desperdício de tempo, energia, equipamentos, inventário, entre outras coisas, de modo que a empresa possa funcionar da maneira mais eficiente possível. Isso faz com que haja uma melhora não só nos resultados, mas também no nível de segurança do trabalho, aumentando a satisfação dos funcionários.
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