Dentre as diversas ferramentas de organização de processos no meio digital, o modelo kanban vem se destacando. Conheça as plataformas kanban e os benefícios que elas trazem ao seu home office!
A IMPORTÂNCIA DO ORGANIZAÇÃO NO HOME OFFICE
Quem nunca se perdeu tentando organizar seus afazeres no home office que atire a primeira pedra. A pandemia do covid-19 trouxe às pessoas uma urgência em organizar seus compromissos, arquivos e a necessidade de se encaixar no meio digital.
A falta de motivação, foco e baixa produtividade assombram as pessoas que trabalham em home office, isto porque é difícil estabelecer metas para o fim do dia, ou se concentrar apenas em suas obrigações do trabalho quando se tem uma televisão ao seu lado, ou, talvez, um pilha de roupas a serem dobradas, não é mesmo? Segundo a neurocientista Thaís Gameiro “Quanto mais a gente tem essa falta de motivação, mais tendemos a procrastinar, adiar o que não é prazeroso, e isso será um problema porque provavelmente era algo que não poderia ser deixado para depois e uma hora a conta vem”.
Estabelecer metas e a organização do espaço de trabalho facilita o alcance de bons resultados. Determinar o que precisa ser feito no dia e a prioridade das ações faz com que não se crie uma perda de tempo com afazeres desnecessários. Além de estabelecer essas metas, utilize programas de gerenciamento de processos para registrar todos os passos para concluir esse objetivo. Certamente, a longo prazo, fazer esse planejamento de metas diárias se tornará um hábito muito útil.
Além disso, organizar o seu espaço de trabalho físico e digital é de extrema importância para uma maior produtividade. Arquivos perdidos e papéis fora do lugar é um clássico do home office, não? Deixe apenas papéis e utensílios essenciais em sua mesa, tirando de perto qualquer objeto que possa roubar sua atenção. Ainda sim, utilize aplicativos e sites para organizar seus arquivos digitais, ou até mesmo contrate uma empresa.
Se perder nos compromissos é uma realidade para quem faz muitas coisas por dia. É nessas horas que é bom usar a boa e velha amiga agenda, seja digital ou de papel, anotar seus compromissos por ordem de prioridades e horários é indispensável para uma boa organização. Naturalmente esquecemos de uma atividade ou outra, por isso, lembre-se de sempre anotar os compromissos a longo prazo e seguir com suas anotações. Ademais, isso colabora para gerenciar melhor seu tempo e criar um hábito de organização.
O KANBAN
A metodologia KanBan é muito utilizada por estudantes, gestão de projetos ou até mesmo na geladeira da sua casa e você nem sabe. Já colou post-its em uma parede subdivididos em FAÇA, FAZENDO e FEITO? Isto é método Kanban.
Uma vez que propõe a utilização de cartões em um quadro branco para conduzir o fluxo de produção de uma empresa ou escritório, esta metodologia depende das etapas de processo de cada empresa, entretanto, de maneira geral, as fases precisam ser executadas, em execução e entregue.
Esse termo surgiu na década de 1960 quando a indústria japonesa Toyota sentiu a necessidade de modernizar a empresa em busca de uma metodologia de gestão por resultados, e então criaram o Kanban que corrobora na padronização e redução de desperdícios da empresa.
Atualmente existem 3 tipos de Kanban: de produção, de movimentação e o E-Kanban.
- Kanban de produção: Utilizado com apenas 3 colunas – uma de faça, outra fazendo e feitas. Podem ser desenvolvidos de maneiras mais profundas de acordo com a necessidade de quem está usando;
- Kanban de movimentação: Conhecido também como Kanban de movimentação ou retirada. É sobre linhas de produção na qual a quantidade de tarefas realizadas por sessão não pode passar de um número estipulado por cada empresa;
- E-Kanban: São os mais utilizados hoje em dia. São ferramentas em que você realiza todo processo do Kanban de produção sem precisar de um quadro e um post-it. Normalmente, essas fazem automatização com outras ferramentas de CRM.
Dessa forma, a utilização dessa metodologia em seus afazeres diários apenas traz benefícios. Não só deixa exposto suas metas claras e as prioridades, como permite ter uma visão mais ampla do que precisa ser feito e do fluxo de trabalho. Além de ser um processo inclusivo, com informações de fácil acesso, é útil para as pessoas com pouco conhecimento corporativo e de um sistema mais complexo.
FERRAMENTAS DE KANBAN NO AMBIENTE VIRTUAL:
O E-Kanban é bem popular atualmente, sendo possível integrar análises automáticas em tempo real nas informações adquiridas pela plataforma. Por exemplo o pipefy, ferramenta E-Kanban utilizada pela Química Jr, permite a criação de formulários para aquisição de leads, ao qual as informações adquiridas tanto nome como valores fornecidos são exportados para um Kanban de vendas. Com essas automações simples e eficientes é possível agilizar muito nossos processos.
Aqui algumas ferramentas de E-kanban muito populares atualmente:
OUTRAS FERRAMENTAS KANBAN PARA O HOME OFFICE
Com o advento do Home Office, diversas ferramentas se provaram verdadeiramente úteis além do Kanban, que também auxiliam o trabalho em equipe e agilizam processos. O Google Drive é um ótimo exemplo por permitir o armazenamento de dados na nuvem por um preço justo, e permitir o trabalho conjunto de diversos membros no mesmo documento, com a que falaremos a seguir é possível transferir planilhas ocupando espaço no kanban para o Google drive onde o custo benefício de armazenamento é maior..
Outra ferramenta muito importante é o Zapier, que permite a automação e ligação de aplicativos distintos, por exemplo: com o Zapier é possível que sempre ao chegar um e-mail de lead seja criado automaticamente um card no seu E-Kanban.
Existem outras ferramentas muito importantes, que também podem ser utilizadas com o E-Kanban você pode achá-las nesse texto aqui.
A ORGANIZAÇÃO DIGITAL E O 5S VIRTUAL
Você já procurou aquele arquivo importante e não o encontrou? Por pressa, já salvou aquela planilha com um nome aleatório e também não a achou? Ou ainda, já reparou algum tipo de lentidão no seu computador nos últimos dias? Se a resposta for sim, pode ser que você precise aplicar a metodologia 5S virtual em seu negócio. A metodologia 5S assim como o Kanban também é uma metodologia de organização japonesa. O 5S visa aumentar a produtividade e organização com a aplicação de 5 sensos:
- 1º Utilização
- 2º Organização
- 3º Limpeza
- 4º Padronização
- 5º Autodisciplina
O 5S é uma filosofia para a melhoria do ambiente de trabalho. Logo, independentemente se o ambiente é físico ou digital, os princípios podem ser aplicados da mesma maneira, alcançando ótimos resultados em ambos.
Para saber mais temos um E-book do 5S Digital, e várias matérias sobre seus usos e cases de sucesso:
- Coronavírus: como a metodologia 5S pode salvar vidas em hospitais
- Metodologia 5S: 5 passos para otimizar arquivos digitais
- 5S em Distribuidoras: como a organização pode potencializar faturamento e diminuir os desperdícios.
- Programa 5S: uma solução para seu home office
- Drive-in: 4 principais problemas solucionados pelo Programa 5S
