Com as mudanças no cenário da sociedade atual e a crescente digitalização, muitas pessoas e empresas viram suas rotinas mudarem. A substituição do trabalho presencial pelo virtual, conhecido como “home office”, exige protocolos de organização e otimização para minimizar perdas nos negócios. Diante disso, você considera que seu ambiente virtual está organizado? Como anda a organização da sua nuvem de compartilhamento? Mergulhe nessa leitura com a Química Júnior e confira algumas dicas.
O 5S E O TRABALHO EM HOME-OFFICE
A transição para o trabalho remoto intensificou a necessidade de organização e otimização de tempo no ambiente digital. Muitas empresas, independentemente do porte, adotaram o trabalho remoto como uma alternativa para manter a produtividade e promover o desenvolvimento dos serviços.
A utilização de nuvens de armazenamento de dados, drives, sistemas e a produção constante de documentos e planilhas por exemplo, se tornaram comuns, afinal, todas as coisas que eram necessárias para uma operação presencial hoje você tem na palma de sua mão em um desktop ou um notebook. Todavia, a utilização incorreta de um trabalho remoto pode trazer problemas indesejáveis.
Você já procurou aquele arquivo importante e não encontrou? Por pressa, já salvou aquela planilha com um nome aleatório e também não a encontrou? Ou ainda, já reparou algum tipo de lentidão como seu computador nos últimos dias? Se a resposta for sim, pode ser que você precise aplicar a metodologia 5S virtual em seu negócio.
A metodologia 5S é filosofia japonesa que visa a otimização do rendimento das empresas a partir de um treinamento que trabalha cinco sensos. É assim chamada devido à primeira letra de 5 palavras japonesas: Seiri (utilização), Seiton (organização), Seiso (limpeza), Seiketsu (padronização), Shitsuke (autodisciplina). Mas você deve estar se perguntando: Como é possível aplicar esse método no ambiente de trabalho virtual?
A resposta é simples: O 5S é uma ferramenta para a melhoria do ambiente de trabalho. Logo, independentemente se o ambiente é físico ou digital, os princípios podem ser aplicados da mesma maneira, alcançando ótimos resultados em ambos. Você pode encontrar 5 passos de como otimizar arquivos digitais, clicando aqui.
Às vezes tal dúvida surge por relacionar a metodologia a ser aplicada em indústrias, no chão de fábrica. De fato, a origem dos 5 sensos é industrial pois surgiu no Japão logo após a segunda guerra mundial, em um momento de reestruturação radical do país. Como já citado, seu objetivo era assegurar a qualidade dos processos e, consequentemente, a competitividade dos produtos japoneses, que começavam a entrar no mercado. Todavia, hoje, empresas de qualquer porte ou segmento podem se beneficiar de seus preceitos.
O 5S VIRTUAL
A Metodologia 5S Virtual é uma ótima ferramenta para ambientes que prezam pelo trabalho remoto durante a pandemia e que exigem um grande fluxo de compartilhamento de dados. O método aplicação é baseado por etapas e fundamentado pela aplicação dos 5 sensos.
Senso de Utilização
O primeiro “S” representa o senso de utilização dos recursos. Quando um papel ou documento perde sua utilidade ou validade, consequentemente ele é descartado e levado a reciclagem. O mesmo deve acontecer com os recursos e materiais desnecessários ou inúteis para o processo produtivo da empresa no âmbito virtual. Procure pela sua nuvem itens que estão fora do lugar ou sem utilidade como:
1- Documentos
2- Materiais
3- Ferramentas
4- Softwares
5- Informativos
6- Planilhas
Para isso, algumas considerações devem ser feitas. Classifique o item a ser excluído por seu nível de relevância para as atividades da empresa. Se for algo que não tem mais utilidade para o operacional, descarte. Caso for um item que é pouco utilizado, procure colocá-lo no local adequado como mostra o próximo senso, o de organização.
Senso de Organização
Imagine uma empresa que se utilize de um drive ou de um sistema de nuvem de compartilhamentos de dados. A organização é fundamental nesse processo pois as informações compartilhadas devem estar organizadas e de fácil acesso a todos colaboradores. Logo, recomenda-se uma organização padrão com a finalidade de economizar tempo e trabalho. Para isso, estabeleça critérios para aplicação desse senso (organização). Algumas dicas aplicáveis são:
Separe os arquivos em pastas de acordo com data, utilidade, função entre outros aspectos definidos como organização padrão de sua empresa ou negócio. Tente criar categorias por assunto, importância, cliente, tempo ou conteúdo. Priorize os arquivos e programas de acordo com sua importância e a frequência de utilização. Os mais importantes e mais utilizados devem ficar em locais de mais fácil acesso, como por exemplo pastas principais ou desktop.
Senso de Limpeza
Como o próximo nome já diz, este senso preza pela limpeza do ambiente. Mas como manter o ambiente virtual limpo? Esta análise pode ser feita em duas etapas: A saúde virtual de seu software e a saúde física do seu hardware.
É imprescindível de acordo com o senso 1, que sejam descartados quaisquer tipos de arquivos adjacentes e sem funcionalidade da nuvem do computador. Um ambiente não poluído, de fácil acesso e visualização proporciona ao utilizador um trabalho com economia de tempo e uma navegação sem lentidão, por exemplo.
Em conjunto a isso, a limpeza periódica do hardware, ou seja, a parte física do seu computador é importante. Estudos mostram que quase 58% dos problemas relacionados a computadores está relacionado a mal-uso ou falta de limpeza das peças que o compõe.
Senso de Padronização
O senso da padronização está ligado aos três antecessores, com a finalidade de mantê-los e aprimorá-los. Dessa forma, ele também é chamado de senso de saúde, pois estabelece padrões de qualidade a serem seguidos como por exemplo colocar o computador em uma posição confortável para os olhos ou também, a instalação de um software de antivírus.
Senso de Autodisciplina
O senso de autodisciplina visa garantir a manutenção dos outros quatro sensos. Dessa forma, se cria uma rotina e consequentemente um hábito de aplicação dos outros sensos. Também, este “S” é fundamental para definir as estratégias do seu negócio pois é através dele que se identifica todos os problemas, constrói-se uma solução e se corrige no processo.
PORQUE APLICAR O 5S VIRTUAL NO MEU NEGÓCIO?
Há inúmeras vantagens de se aplicar o 5s virtual no seu negócio, que podem se apresentar na forma de melhoria do desempenho, maior agilidade e organização das tarefas, entre várias outras formas de melhorias. Por isso, é importante que cada senso seja estudado e estruturado de maneira correta dentro da cultura da empresa, pois cada um deles irá trazer resultados diferentes de acordo com a sua própria função.
Em relação a melhoria do desempenho, o 5s digital pode aperfeiçoar a performance da sua máquina, já que, com a aplicação do primeiro senso (utilização) e do segundo senso (organização), há a eliminação de muitos arquivos e softwares desnecessário, o que faz com que seu computador fique mais ágil e rápido, pois desse modo a máquina precisa processar menos informações, o que aumenta o rendimento da equipe.
Já em relação a maior agilidade e organização de tarefas, a aplicação dos dois primeiros sensos permite que o usuário encontre os itens desejados com muita mais facilidade e em menor período, já que há um número muito menor de itens na sua máquina e eles estarão separados de modo que não tenha a necessidade de se analisar possíveis locais onde o documento necessário possa estar. Além disso, o terceiro senso (limpeza) permite que sua área de trabalho fique mais limpa e ágil, o que amplia a agilidade das tarefas. Ademais, o quarto senso (padronização) ajuda a proporcionar um maior conforto ao usuário da máquina, pois ele auxilia na maneira como a pessoa se portar no ambiente de trabalho, e um maior conforto ajuda na produtividade da equipe. Por fim, o quinto senso (autodisciplina) ajuda a equipe a criar uma cultura de hábitos pautados na metodologia 5s, o que é essencial para a gestão de conhecimento da empresa e o avanço contínuo da produtividade da empresa.
Portanto, a metodologia 5s no ambiente virtual pode ser a resposta que você precisa para aperfeiçoar o home office durante esse período de quarentena. Ficou interessado? Entre em contato com a gente, nós podemos oferecer um serviço personalizado para a sua empresa!
