Alguma vez você já ouviu falar da metodologia 5S? Trata-se de uma ferramenta filosofia lean manufacturing, que visa a melhoria contínua e que já ajudou diversas empresas ao redor do mundo. Quer saber mais sobre o 5S? Mergulhe nessa leitura!
O QUE É A METODOLOGIA 5S?
O 5S é uma metodologia japonesa, que busca a melhoria contínua dentro de uma empresa ou organização. Essa metodologia é baseada em 5 sensos, sendo eles: utilização, organização, limpeza, padronização e auto disciplina. Esse programa de gestão de qualidade faz parte do lean manufacturing, uma filosofia que tem como objetivo reduzir os desperdícios dentro de uma empresa ou organização.
O programa 5S surgiu no japão, como ferramenta de reconstrução do país após a 2ª guerra mundial. Devido à seus resultados extremamente positivos, a metodologia 5S passou a ser adotada por diversas empresas ao redor do mundo.
EMPRESAS QUE UTILIZAM O 5S
Com a eficiência comprovada, o 5S foi incluído no programa de gestão de qualidade de milhares de empresas de renome internacional, entre elas:
Toyota: a Toyota foi a primeira empresa a adotar a metodologia, incluída no conhecido Sistema Toyota de Produção, com sigla inglesa TPS (Toyota Production System). Com o sistema, conseguiu no pós segunda guerra renascer no mercado automobilístico e puxar o desenvolvimento do Japão.
Nestlé: a gigante alimentícia Nestlé também aplica a metodologia 5S. No seu programa “Continuous Excellence” consegue melhorar a produtividade e expandir suas estratégias na área de nutrição, saúde e bem-estar.
Coca-cola Brasil: o programa 5S, para a Coca-Cola Brasil, possibilitou o aumento da segurança de trabalho e permitiu um melhor controle da atividade de cada funcionário. Com essas melhorias, possibilitou a diminuição de cerca de 70% no número de reclamações em uma unidade fabril.
OS 5 SENSOS
O 5S recebe essa denominação devido à seus 5 sensos, que, em japonês, começam com a letra S. São eles: Seiri (utilização), Seiton (organização), Seiso (limpeza), Seiketsu (padronização) e Shitsuke (autodisciplina).
1) Senso de Utilização (Seiri)
O Seiri se baseia no princípio de utilidade, cujo objetivo é retirar do ambiente tudo aquilo que é desnecessário. Alguns exemplos são ferramentas ou máquinas que não são utilizadas naquele ambiente e estão dificultando a passagem ou ocupando um espaço que poderia ser utilizado para outra finalidade mais importante.
Como identificar quais objetos são úteis ou não? Faça perguntas como:
– Qual a frequência de uso desse objeto?
– Quando foi a última vez que esse objeto foi utilizado?
– Onde esse objeto é utilizado?
– Isso precisa estar aqui?
– Tem algum lugar que ele possa ser melhor aproveitado?
– Há materiais sendo desperdiçados?
Entenda como objeto, como ferramentas, máquinas, papéis, produtos, embalagens ou qualquer outro item do ambiente:
2) Senso de Organização (Seiton)
A próxima etapa é a organização. O Seiton tem como objetivo a organização do espaço, de forma a priorizar e estabelecer o local em que cada ferramenta ou objeto deve estar. Vale ressaltar que esse senso não se aplica somente para o ambiente físico, mas também para o ambiente virtual, na organização de arquivos e documentos digitais.
O senso de organização está diretamente ligado ao senso de utilização. Por exemplo, uma ferramenta que é bastante utilizada deve ficar em local um local mais visível, de fácil acesso. Já uma ferramenta pouco utilizada pode ficar em outro local não tão evidente, liberando espaço para as ferramentas mais utilizada naquele ambiente.
Além disso, é necessário que qualquer colaborador seja capaz de encontrar aquilo que procura. Por esse motivo, todos os itens devem estar indicados, nomeados e classificados. Uma frase que norteia esse senso é “O que não está classificado, não está organizado”.
Algumas perguntas podem te ajudar na implementação desse senso:
– Os itens mais utilizados nesse ambiente estão em local visível e de fácil acesso?
– Os itens menos utilizados poderiam ficar guardados em algum outro lugar para liberar espaço?
– Qualquer colaborador, independente de seu setor e do tempo de trabalho na empresa seria capaz de encontrar aquilo que procura?
3) Senso de Limpeza (Seisou)
Nesse ponto, com a utilização e a organização aplicados, é hora de pensarmos no senso de limpeza. O Seisou preza deixar o ambiente de trabalho mais limpo. Tal limpeza é, não só no sentido literal, como também estabelecer uma cultura de limpeza. Essa cultura busca deixar o ambiente de trabalho no melhor estado de limpeza, evitar desperdícios e uso excessivo de matéria-prima, bem como seguir, com margem de segurança, as especificações de máquinas de trabalho.
Implementar o senso de limpeza ajuda a estabelecer melhores relações entre os colaboradores, bem como eleva a qualidade de vida dos mesmos. Um ambiente sempre limpo e organizado é uma excelente base para qualquer pessoa se sentir à vontade.
O princípio da limpeza está conectado com a utilização e a organização, uma vez que mantendo um ambiente com somente o necessário e organizado, a limpeza se torna muito mais fácil. Além disso, é importante organizar o ambiente de maneira que sua limpeza também seja facilitada.
Atente-se as perguntas a seguir sobre esse senso:
– Os maquinários existentes trabalham sempre nas especificações recomendadas pelo fabricante?
– Teto, paredes, janelas, móveis, portas e máquinas estão limpos?
– Vocês realizam coleta seletiva?
– Os funcionários se importam com a limpeza do ambiente de trabalho?
4) Senso de Padronização (Seiketsu)
O senso de padronização busca encontrar e implementar possíveis sistematizações. É preciso que as atividades da empresa sigam um padrão e não apresentem grande diferença de um colaborador para outro. Estabelecer datas e horários para limpeza do estabelecimento, para revisão e manutenção de máquinas e para fazer um intervalo para refeições é primordial. Tais aspectos referem-se a empresa, entretanto incentivar os funcionários a estabelecerem a rotina própria para o dia a dia também é importante.
Certamente, pessoas que programam suas atividades diárias e organizam seu tempo melhor são mais produtivas e conseguem ter um bem-estar muito maior na execução de seus afazeres. Portanto, preze pelas periodicidades.
Além disso, esse senso também é conhecido como senso de saúde. O seiketsu trás para o pensamento da empresa a importância da apresentação física do ambiente e dos funcionários. Nesse sentido, ele retoma o senso de limpeza nos cuidados com o ambiente, bem como insere a atenção aos funcionários. Esse cuidado refere-se a saúde e a apresentação dos mesmo.
É necessário que seus colaboradores façam exames de check up, sempre prezando a saúde. A utilização de uniformes da empresa ou roupas adequadas para o meio empresarial é muito importante. Além disso, é preciso atentar-se aos aspectos estéticos, como unhas, cabelo e barba bem cuidados.
Ademais, um tocante muito importante para o seiketsu, fundamental para a metodologia 5S e para o lean manufacturing é a construção de rotinas.
Atente-se a essas perguntas:
– Dentro da empresa os processos estão bem definidos e qualquer novo colaborador conseguiria aprendê-las facilmente?
– Funcionários diferentes executam as mesmas tarefas de maneiras distintas?
– Existem na sua empresa horários e datas para limpeza e manutenção de máquinas?
– Seu time utiliza as roupas adequadas para a empresa?
– Seus funcionários fazem exame com rotina?
5) Senso de Autodisciplina (Shitsuke)
O senso de autodisciplina vem para fechar a metodologia 5S e consolidar a prática dos 4S anteriores. O shitsuke vem para manter e gerenciar o que já foi aprendido. É o senso que vem administrar a pontualidade, exigir o cumprimento das regras, o respeito aos colegas de trabalho e o comprometimento com o time. Outro aspecto muito importante no senso de autodisciplina é a criação de uma cultura organizacional, a qual todos os funcionários devem estar alinhados e sempre revisando os valores e revisando os sensos da metodologia 5S. É importante destacar que os diretores e coordenadores devem ser exemplo dos hábitos da cultura da empresa.
Acompanhe essas perguntas para ajudar sua empresa a implementar a autodisciplina:
– Existe uma cultura interna da empresa?
– Os diretores ou responsáveis pelas áreas fazem reuniões com sua equipe para certificar as metas e objetivos?
– Os colaboradores são constantemente motivados a seguir a metodologia 5S?
É preciso disciplina para que o já foi construído seja mantido
Agora que você conhece um pouco mais sobre cada um dos 5S, saiba o por quê implementar a metodologia 5S na sua empresa.
POR QUE IMPLANTAR?
A metodologia 5S está inserida na ideologia do lean manufacturing. Nesse sentido, implantar os 5S em sua empresa trás essa filosofia para seus colaboradores. Somado a isso, a metodologia 5S tem como principal objetivo o aumento da produtividade. Isso irá acontecer pois, com um ambiente de trabalho organizado e limpo, bem como com a criação de uma cultura focada nos resultados, todos os funcionários estarão em condições de excelência para realizar suas tarefas.
Além disso, a metodologia 5S garante práticas que otimizem a vida útil de suas máquinas de trabalho, reduzindo custos com troca e manutenção. Também faz parte da metodologia o aumento da segurança e da preocupação com a saúde dos trabalhadores.
Dessa maneira, é perceptível que a implantação dos 5S aumenta a produtividade, reduz perdas de tempo, melhora a qualidade de vida de todos na empresa e aumenta a lucratividade.
Já conhecendo os 5S e o motivo pelo qual gestores o implementam, veja se você também precisa dessa metodologia.
COMO SABER SE EU PRECISO DE UM 5S?
O primeiro passo antes de aplicar o 5S é identificar o quanto o seu negócio precisa de um 5S. É claro que todo tipo de melhoria é bem-vinda, mas alguns questionamentos podem ajudar a saber o quão urgente é a sua necessidade. São elas:
– Eu e/ou meus colaboradores temos dificuldade em encontrar aquilo que se procura
– Sinto que o trabalho não rende tanto quanto poderia
– Há uma necessidade recorrente de se realizar horas extras
– O ambiente poderia ser mais organizado
– Os itens não possuem um lugar bem definido e cada hora estão em local diferente
– Cada colaborador realiza uma mesma atividade de forma diferente, não há um padrão
Se você se identificou com pelo menos 2 itens, o 5S já pode contribuir de maneira significativa.
Se você se identificou com 3 itens, o 5S pode te ajudar muito.
Se você se identificou com mais de 3 ítens, você precisa de um 5S urgentemente.
COMO APLICAR O 5S?
1ª ETAPA: Fazer o time comprar a briga
A primeira etapa para aplicar o 5S é fazer com que os colaboradores entendam a situação. Converse com eles sobre os problemas que o negócio vem passando. Explique a necessidade de melhorias e de como uma padronização pode melhorar o rendimento do trabalho de todos.
Quanto mais colaboradores comprarem a ideia, mais rápido e fácil será a aplicação da metodologia. É normal que no começo alguns deles fiquem um pouco receosos quanto à mudanças. Por experiência, nós da Química Júnior notamos que no começo as mudanças tendem a ser mais difíceis. Todavia, conforme os resultados vão surgindo e os colaboradores percebem na prática que o trabalho está rendendo mais, eles tendem a comprar a ideia e aí o projeto caminha muito mais rápido
2ª ETAPA: Explicar o conceito de cada senso
A segunda etapa consiste em explicar a teoria de cada senso. É importante deixar bem claro a importância individual de cada senso para a aplicação da metodologia 5S como um todo. Todos eles funcionam como etapas, mas estão diretamente ligados um ao outro e a falha em algum deles desencadeia uma falha geral no processo.
3ª ETAPA: Mãos à obra
Depois de entender a necessidade e a teoria do 5S, essa é a hora de aplicar. Se possível divida a aplicação por setores da empresa e em grupos menores de colaboradores, para que todos consigam participar ativamente da aplicação.
Para ajudar na aplicação dos sensos, é de grande ajuda utilizar algumas das perguntas direcionadoras. Essas perguntas ajudam a mostrar na prática como cada senso pode ser aplicado.
4ª ETAPA: Auditoria
Depois da aplicação, é fundamental saber se os conceitos foram realmente entendidos. Para isso, é necessário conferir se os sensos foram aplicados de maneira satisfatória. A auditoria indica tudo o que foi bem aplicado e o que precisa ser melhorado. A Química Júnior não só realiza auditoria, como também indica os pontos de melhoria e sugere planos de ação (tarefas) a serem realizadas para atingir os resultados desejados.
Vale ressaltar que a metodologia 5S não é aplicada de uma hora para a outra, o seu objetivo é transformar a cultura da empresa. De nada adianta que os sensos sejam aplicados todos de uma vez, e que semanas depois a empresa volte a ter os mesmos problemas pois o conceito do 5S não se tornou um hábito.
CASE DE SUCESSO: Implementação do 5S na Solenis
Em 2018, a Química Jr. ajudou na implementação da metodologia 5S na planta da Solenis de Araraquara. A Solenis é uma multinacional da área de produtos químicos. Fizemos treinamentos da metodologia em setores da empresa, para a implementação de cada um dos “S”. Ao longo desse ano, fizemos um acompanhamento da evolução do pensamento lean manufacturing na empresa e verificamos a evolução gradual da produtividade dos funcionários da empresa.
Além disso, nesse treinamento, observamos bastante déficit na organização e na utilização de materiais. Pudemos contribuir para uma melhor organização da estocagem de matérias-primas e para ferramentas úteis. A metodologia 5S implementada na Solenis, pela Química Júnior, foi tão importante para os processos da empresa que foi avaliada pelos próprios diretores com a nota máxima. Não isso só isso, a Química Júnior voltou a realizar mais quatro projetos com a Solenis, todos avaliados com a nota máxima.
Depois dessa leitura, você já sabe como a metodologia 5S pode ser aplicada e já conhece sua importância. Ficou interessado em aplicar essa metodologia em sua empresa? Entre em contato conosco!
