Gestão e Desenvolvimento

Como trabalhar a organização de arquivos a longo prazo

Como trabalhar a organização de arquivos a longo prazo

A transição do meio físico para o virtual é cada vez mais consolidada no mundo. Nessa nova realidade, é fundamental prezar pela organização para não perder nenhum arquivo e agilizar os seus processos… Ainda bem que existe o programa 5s para ajudar!

Você já pensou que poderia organizar melhor seus arquivos?

Você já parou para pensar como é feita a organização de arquivos nas empresas? Se já, provavelmente você sabe que é uma quantidade enorme de documentação! Um ótimo exemplo para isso são os escritórios de advocacia, contabilidade e outros setores do mercado que precisam manter seus documentos importantes mantidos a longo prazo.

Por isso, deve existir sempre uma preocupação extra com a organização desses arquivos, principalmente os de forma virtual, que se não forem remanejados e atualizados constantemente podem se perder em meio ao oceano de registros guardados, causando grandes problemas administrativos para pequenos e grandes empreendedores. Mas fica tranquilo, ainda bem que a Química Jr. está aqui pra te ajudar, não é mesmo?

Organização de arquivos no trabalho

Os desafios de se manter uma boa organização virtual

Com a chegada do Covid-19, o mundo teve que se moldar rapidamente e foram tomadas medidas restritivas, como o distanciamento social, e com ele o termo home-office vem se tornando cada vez mais usado no mercado de trabalho. Com isso, as empresas passaram a se adaptar e otimizar seus processos, colocando mais pessoas no trabalho à distância, e transferindo a antiga papelada para o mundo virtual. Porém, a organização destes documentos em computadores apresenta alguns desafios, como por exemplo, o sobrecarregamento de dados em seu sistema.

Isso acontece quando não existe um manejo correto dos dados salvos no computador, acumulando muita informação que não é útil para o trabalho em questão e assim ocupando o espaço de arquivos que são essenciais para a gestão de conhecimento da sua empresa.

As vantagens de se ter uma boa organização virtual

A tecnologia da informação vem crescendo muito nos últimos tempos, trazendo diversos benefícios em diversos aspectos, mas isso não é segredo para ninguém, não é?

Então fica fácil ter ciência de que é o meio virtual que vai ser a principal ferramenta para armazenamento de dados daqui pra frente. Por isso, é de extrema importância que exista uma constante atualização de suporte, além de estratégias para possíveis perdas de arquivos já que os softwares se atualizam frequentemente, além da fragilidade física que hardwares têm, gerando certo impacto na preservação de documentos a longo prazo.

Mas apesar desses empecilhos, sempre existe um oceano repleto de soluções, como por exemplo metodologias de organização muito renomadas que podem trazer diversos benefícios para sua empresa, aumentando a produtividade, otimizando processos e até mesmo poupando futuras dores de cabeça que você pode ter para organizar documentos virtuais.

Os benefícios da organização virtual

Existem diversos proveitos gerados pela organização do ambiente de trabalho online, um deles é a otimização do seu tempo. Provavelmente você já passou muito tempo procurando aquele documento importante no seu computador, ou até mesmo perdeu arquivos que eram essenciais para o seu trabalho e sabe como isso é prejudicial para sua empresa. Pensando nisso, a Química Jr. pode te oferecer uma ajuda para conseguir organizar seu espaço virtual de forma correta, coerente e eficiente através do nosso programa 5S digital.

A metodologia 5s e a organização virtual

A metodologia 5s é uma ferramenta japonesa que tem como base os cinco “Sensos” de   e organização da cultura japonesa. Ela tem como objetivo alcançar a melhoria contínua e a qualidade total por meio da utilização desses 5 Sensos.

Mas é possível aplicar o 5s em um ambiente de trabalho virtual?

SIM! A metodologia 5s funciona tanto em um ambiente de trabalho físico quanto em um ambiente virtual e proporciona um oceano de vantagens como aumento na produtividade, melhora na  organização e muito mais!

Para que a implementação dos 5 Sensos seja a mais rápida e prática possível, é importante trabalhar os sensos na seguinte ordem:

Utilização
Organização
Limpeza
Padronização
Autodisciplina

1) SEIRI: Senso de Utilização

A aplicação desse senso implica na classificação de arquivos e programas com base na frequência que são utilizados e eliminação daqueles que não possuem mais utilidade.

Para ajudar na aplicação do Senso de Utilização, você pode se fazer algumas perguntas como:

  1.  Eu ainda uso esse arquivo?
  2.  Eu realmente preciso desse arquivo? Posso precisar no futuro?
  3.  Esse arquivo é útil onde está? Poderia ficar em outro lugar?

Com base nessas perguntas você decidirá quais arquivos devem ser mantidos, quais devem ser excluídos e quais devem ser movidos para outro local.

Organização de arquivos digitais

2) SEITON: Senso de Organização

Com o ambiente virtual já livre dos itens que não são utilizados (veja como é importante seguir a ordem recomendada dos sensos), o próximo passo é organizá-lo. Para isso, você pode:

  • Ordenar seus arquivos por ordem de importância ou frequência de utilização.
  • Separar os  arquivos em pastas e subpastas de acordo com função e utilidade.
  • Evitar criar pastas com nomes parecidos ou confusos.

A organização facilitará o acesso a arquivos frequentemente usados e diminuirá o tempo para localização de arquivos.

3) SEISOU: Senso de Limpeza

Este senso visa manter o ambiente de trabalho limpo, tanto o meio virtual quanto o físico. Assim, alguns hábitos para você manter a limpeza no ambiente de trabalho são:

  • Optar por temas e planos de fundo limpos que facilitem a visualização dos ícones da área de trabalho.
  • Manter seu equipamento de trabalho limpo. Limpe periodicamente sua tela, teclado e mouse.
  • Lembrar do senso de utilização e manter na sua mesa de trabalho apenas o que for necessário durante seu trabalho.

Organização da área de trabalho

4) SEIKETSU: Senso de Padronização

O senso de Padronização está diretamente ligado aos três sensos anteriores. A função desse senso é padronizar práticas saudáveis e rotineiras tanto para a empresa quanto para o indivíduo, isso inclui a manutenção dos outros sensos. 

Algumas práticas saudáveis para o ambiente virtual de trabalho são:

  • Manter um antivírus ativo e atualizado.
  • Evitar baixar arquivos de origem no computador de trabalho.
  • Fazer backups semanais ou mensais de arquivos.

5) SHITSUKI: Senso de Autodisciplina

Para manutenção de um ambiente de trabalho organizado em que as ações fluem com facilidade, apenas a aplicação dos sensos anteriores não é suficiente. É necessário que essas práticas virem hábitos. Assim, o último senso visa exatamente isso: transformar os outros sensos em hábitos que são praticados continuamente.  

Ciclo autodisciplina

E como posso aplicar o 5s virtual na minha empresa?

E aí, se interessou pelas vantagens da metodologia 5s virtual e gostaria de aplicá-la em sua empresa? A Química Jr. possui experiência e cases de sucesso tanto na implementação do 5s em ambiente físico quanto na do 5s em ambiente virtual e oferece esses treinamentos a custo bastante abaixo do mercado. Entre em contato com a gente e solicite já um orçamento para você: é fácil, rápido e gratuito.

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