Aumente sua produtividade no trabalho com a mesma metodologia japonesa que a Coca-Cola utiliza!
O ambiente de trabalho é, independente de seu tamanho, em primeiro lugar, um reflexo da cultura organizacional da empresa. Para aumentar sua produtividade no trabalho, ter um espaço e organizado e estabelecer parâmetros de comportamento padrão são essenciais.
Para tanto existem algumas práticas diárias que podem te ajudar a organizar o seu trabalho. Essas práticas fazem parte da metodologia 5S, a qual é utilizada por grandes empresas para tornar as atividades do dia-a-dia mais funcionais.
O intuito do 5S é trazer praticidade e simplicidade, mas muitas vezes as práticas são usadas no sentido superficial, considerando apenas a aparência do lugar. Entretanto se você quiser garantir a eficiência dos processos é necessário disciplina e um controle a nível profissional desta auditoria. Confira abaixo algumas dicas para obter uma cultura organizacional de sucesso!
1) Faça o planejamento semana
É importante que antes do início da semana exista um planejamento de atividades, como reuniões, pendências, pagamentos a fazer e etc. Para organizar os afazeres utilize um planner ou aplicativos. O próprio Google possui ferramentas, como o Google Agenda ou Google Keep It.
Montar um esquema com os objetivos principais da semana facilitam na decisão dos processos diários. Lembre de sempre alinhar os objetivos da semana com a missão da empresa. Porque todas as atividades que afastam você do propósito da instituição tendem à desordem e desmotivação.
Seguir o planejamento semanal é um desafio, por isso ao montá-lo é necessário considerar as variáveis e possíveis imprevistos. Por este motivo, é fortemente recomendado retirar ao menos 1 hora do seu fim de semana para pensar nisso.
Como fazer o planejamento da semana?
1- Divida os objetivos do mês em etapas semanais
2- Avalie a relevância dos objetivos, de acordo com suas atividades
3- Distribua as atividades por dia. Exemplo: reuniões tendem a ser mais produtivas no início da semana, porém auditorias e controle fazem mais sentido ao final da semana
4- Pense nos riscos, consequências e tarefas extras que podem aparecer
5- Estabeleça prazos, incluindo horários para entregas
6- Mantenha o planejamento ao seu alcance visual (seja na sua mesa, ou em uma parede próxima a seu caminho).
2) Faça uma lista dos seus afazeres diários
Antes de entrar no escritório tenha uma lista a mãos do que você precisa fazer. Cheque com antecedência o planejamento semanal, confira o que você necessita entregar e monte um mapa de processos necessários para tal. Ao montar esses processos você passa a ter noção do tempo que cada atividade requer.
Inclua dentro da lista dos afazeres uma rotina. Ou seja, pense em tudo que você necessita para trabalhar, assim também haverá disciplina e maior rendimento do dia. Quando você já tiver estabelecido as atividades do dia, separe todo o material essencial. Tire do seu alcance tudo que não for utilizar, principalmente objetos que podem gerar distração.
O Google Keep It é ideal para os afazeres diários. Ou utilize um quadro com post its, pois à medida que elas forem executadas, você retira o post it correspondente à pendência.
3) Liste seus objetivos do dia
Assim como cada semana tem sua importância no planejamento do mês, cada dia deve seguir um objetivo. Pensando no que sua empresa quer como resultado, distribua processos necessários e relevantes que você necessita cumprir. Saiba diferenciar os processos de rotina dos que realmente são funcionais.
Muitas vezes perdemos a essência do que estamos fazendo, e realizamos processos ineficientes por costume. O exercício de pensar nossos objetivos precisa ser diário. Desta forma estimula-se a criatividade e uma cultura mais dinâmica voltada para resultados.
Compare sua lista de objetivos com a lista de tarefas do dia. Veja quais itens destoam dos objetivos e analise a importância deles serem realizados, ou até mesmo a urgência de cada um. Após cortar tudo que for desnecessário, crie a ordem de prioridade de cada uma das tarefas que permaneceram.
Uma prática que pode auxiliar na vigilância do cumprimento desses objetivos é colocar alarmes. Dessa maneira, conforme o dia vai chegando ao final, os alarmes se tornam recorrentes, porque assim, independente do decorrer do dia você se mantém ciente das suas prioridades. Essa prática reduz os riscos de esquecimento do que é essencial, evitando confusões.
4) Eleja prioridades
É muito comum que a rotina caia no automático. Todavia, existem altos riscos quando nos permitimos “ir com o fluxo”. Para manter o foco determine a ordem de prioridade nos objetivos do dia.
Para esse fim crie uma régua de urgência na sua agenda. Como, por exemplo, pagar a conta de luz que irá vencer no dia seguinte (em uma régua de 0 a 5) está no nível 5 de prioridade. Enquanto comprar folhas sulfites que estão acabando estaria no nível 2. A escala deve responder ao nível de essencialidade da tarefa, para a sobrevivência da empresa.
Somado ao nível de essencialidade, cabe pensar o momento da empresa, isto é, os prazos entorno de determinada atividade. No exemplo a cima, a conta a pagar era mais essencial, em razão da sua data de vencimento. Contudo, caso os papéis já tivessem acabado, e você necessitasse imprimir documentos importantes, o nível de prioridade de comprar papel seria 5.
5) Utilize aplicativos e digitalize o que puder
O excesso de papéis e a poluição visual tiram o foco e trazem risco de desmotivação. Quanto mais poluído, menos produtivo fica o ambiente de trabalho. Afim de dinamizar os processos adote aplicativos, assim você emprega menos espaço físico e organiza melhor seus documentos. Para além, a gestão de conhecimento e a procura por materiais fica mais rápida e eficiente.
Alguns meios para a digitalização da sua empresa são: escanear documentos, adotar plataformas online para relatórios (via drive ou e-mail), gerenciar projetos através de softwares, como Podio ou até mesmo Trello. Lembre-se de sempre separar as obrigações individuais, das tarefas da equipe.
O meio digital permite economizar nos gastos com papel e tempo. Muitos processos podem ser automatizados e a comunicação entre as áreas fica mais eficiente. Integrar as áreas da empresa se torna mais fácil, o que pode ajudar a evitar ruídos da comunicação interna.
6) Faça pausas Regulares
Estudos indicam que o descanso favorece picos de produtividade no trabalho. Inclusive, desde 2011 a Justiça Federal incentiva a prática de pausas de 10 minutos, a cada 50 minutos trabalhados, na região sul do país. Confira nosso post sobre produtividade e tempo
Atividades que demandam alto grau de concentração também geram desgaste mental e desmotivação. Por isso, momentos de relaxamento permitem que você retome o fôlego e mantenha o ritmo das atividades, até com mais dedicação e criatividade.
Muitas empresas adotam pausas voltadas para interação social de seus funcionários. Essas interações causam maior harmonia na equipe, aumentando a produtividade e qualidade.
Segundo Margaret Heffernan, especialista em abertura e gestão de empresas de tecnologia, muitas empresas suecas passaram a empregar um ritual denominado “Fika“. Esse ritual é nada mais, nada menos que pausas para café e interação dos funcionários. O aumento de socialização gerava maior colaboração no trabalho, diminuindo o gasto de energia em becos sem saídas.
7) Utilize a metodologia 5S
A metodologia 5S mencionada a cima é uma prática japonesa que viralizou entre grandes empresas multinacionais.
Ela parte do pressuposto que o aumento de produtividade no trabalho depende da funcionalidade do ambiente. Isso inclui postura, organização, limpeza e colaboração.
O que significa a sigla 5S?
– Seiri: Senso de utilização
– Seiton: Senso de organização
– Seiso: Senso de limpeza
– Seiketsu: Senso de padronização
– Shitsuke : Senso de disciplina.
Para a internalização desse conceito é realizada uma auditoria. A auditoria 5S não deve possuir valor de juízo, isto é, ela não deve carregar julgamentos. Para tanto, é necessário ser escalada uma equipe específica destinada a ela, capacitada e neutra (seus integrantes não podem pertencer a algum departamento ou área da empresa). A periodicidade indicada para realização dela é mensal.
Antes da implementação, a prioridade deve ser o estudo dessa metodologia, para que o progresso venha de maneira natural e de fácil aceitação por parte da equipe.
Ao incluir essas práticas no cotidiano do seu negócio, a energia do ambiente se renova, uma nova cultura se instaura e a produtividade no trabalho tende a aumentar.
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