Gestão e Desenvolvimento

6 dicas de organização para aumentar sua produtividade

Recentemente completou-se um ano que o mundo enfrenta a pandemia do Covid-19,  mesmo depois de tantos meses, a pandemia ainda preocupa os cidadãos. Atualmente, a situação do país, segundo o site oficial do governo, registra mais de 90 mil casos, 2 mil mortes no dia anterior e 10 milhões de recuperados. Com essa situação, tivemos que nos acostumar com novos hábitos, uma nova rotina, por exemplo, o uso de máscaras e álcool em gel em todos os lugares, manter a distância social e evitar aglomerações. A necessidade de explorar as possibilidades do mundo digital e encontrar novos meios para que os impactos sejam os menores possíveis, tudo isso em um período de tempo muito curto. Um fato importante é que a saúde mental das pessoas foi diretamente afetada, e com isso, deve ter espaço para suas leituras e discussões, considerando a situação atual, necessitando de cuidado e atenção. A vulnerabilidade, tantas preocupações, incertezas, estresse e muitos outros, estão envolvidos com a saúde mental do ser humano, exposto a diversas situações incomuns para toda uma geração, uma busca incansável por melhorias. Nesse texto, falaremos sobre a saúde mental e como a organização pode ter um caráter positivo, frente aos desafios enfrentados diariamente.

isolamento social

 

Os desafios do trabalho em home office

         As drásticas mudanças que o home office trouxeram resultaram na dificuldade em separar o espaço pessoal do profissional. Muitas pessoas precisaram adaptar os espaços de suas casas para cumprir com suas obrigações do trabalho, utilizando o quarto, sala ou cozinha como escritório, o que influencia diretamente o rendimento das atividades. Dessa forma, estamos constantemente expostos a distratores, como a televisão ou até mesmo outras pessoas que convivem na mesma casa, por exemplo, diminuindo nossa produtividade e, consequentemente, causando a sensação de que não cumprimos com êxito nossos afazeres.

Por outro lado, a vida pessoal pode acabar sendo deixada de lado pela dedicação ao trabalho, de forma que até mesmo as refeições são feitas em frente ao computador. Isso é extremamente prejudicial, uma vez que o autocuidado e os momentos pessoais são fundamentais para renovar as energias. Não ter esses momentos pode resultar em um esgotamento físico e mental e, a longo prazo, até mesmo em uma síndrome de burnout. Por isso, o equilíbrio é fundamental, especialmente agora que não temos escolha de não trabalhar em home office.

 

Mas, você sabia que existe outro fator que diminui muito sua produtividade e a produtividade dos seus colaboradores?

Esse fator é a falta de organização, ou mesmo a organização feita de forma errada tanto do seu ambiente de trabalho. De acordo com uma pesquisa feita pela Universidade de Princeton, nos Estados Unidos, o excesso de estímulos visuais interfere diretamente na nossa capacidade de focar no que estamos fazendo, além de estimular a produção de cortisol, também conhecido como hormônio do estresse.

Mas não é apenas a bagunça no seu ambiente de trabalho que traz essas consequências. A desordem nos meios digitais geram o mesmo efeito estressante, desviando o foco e decaindo a produtividade. Dessa forma, ao final do dia, é comum se sentir muito mais cansado e com o sentimento de não ter rendido tanto quanto gostaria ou deveria no trabalho, gerando até mesmo a baixa auto estima e o sentimento de incompetência.

Portanto, se você tem muitos ícones na área de trabalho ou excesso de arquivos armazenados na nuvem sem a organização correta, ou frequentemente pensa “onde está aquele documento?” e se sente estressado durante a jornada de trabalho, pode ser um indicativo de que você precisa urgentemente se organizar de maneira mais eficaz.

Home Office

 

 

Como organizar melhor seu ambiente de trabalho

Aqui vão 6 dicas para melhorar as suas condições de trabalho em home office, tornando seu dia mais produtivo e menos estressante.

  • Procure um ambiente calmo e, se possível, longe de distrações para trabalhar.
  • Não ligue a televisão ou leve petiscos para sua mesa, isso tira o foco das suas atividades.
  • Respeite seus horários de pausa e não faça nenhuma refeição na frente do computador, pois isso aumenta sua ansiedade e não te permite aproveitar seu momento de descanso, o que é fundamental para sua saúde mental.
  • Tenha uma rotina de organização do seu ambiente e das suas atividades semanais, utilize uma plataforma de Kanban para te auxiliar nesse planejamento.   

Por fim, e mais importante:

  • Organize seus meios digitais. Afinal, é onde você passa a maior parte do tempo focado, então de nada adianta seu espaço físico estar super organizado se seu computador está bagunçado.

Home Office

Mas como organizar seus meios digitais

Com a quantidade de arquivos e documentos que armazenamos em nossos computadores, organizá-los de maneira eficaz se torna um desafio. Para facilitar essa tarefa, recomendamos a aplicação da Metodologia 5S. Essa metodologia consiste na filosofia japonesa de melhorias do ambiente de trabalho, baseando-se em 5 pilares fundamentais da organização para tornar seus processos muito mais ágeis e eficientes, impactando na qualidade do serviço, além de tornar os processos mais ágeis e eficientes. Esses pilares são baseados nos sensos de utilização, organização, limpeza, padronização e disciplina.

Notebook

Em tempos tão incertos e com tanta sobrecarga de emoções e inseguranças, cuidar da saúde mental é de extrema importância, afinal, precisamos estar emocionalmente saudáveis para lidar com toda pressão do cotidiano e do trabalho. Assim, a organização pessoal e profissional se faz um fator determinante para amenizar todo o estresse e ansiedade do dia a dia que pode resultar em diversas consequências.

Além disso, ao adquirir as competências necessárias para se organizar de forma eficiente, seu trabalho se tornará muito mais fácil e prazeroso mesmo após esse periodo de pandemia, afinal, essas dicas podem ser aplicadas para o ambiente de trabalho da sua empresa também, especialmente se você trabalha em um escritório.

Portanto, a organização é o primeiro passo para construir uma maior produtividade e elevar seus resultados com mais consistência, se livrando de distratores e conseguindo aproveitar melhor cada momento.

Todo esse “novo normal” é um desafio e, ao enfrentar desafios, deve-se pensar na resiliência, considerada a capacidade de lidar com as situações de forma sábia e se adaptar às mudanças.