Gestão e Desenvolvimento

5 dicas do Google Drive para otimizar seus resultados!

Atualmente, serviços de armazenamento na nuvem como o Google Drive se tornaram ferramentas extremamente presentes, tanto na vida pessoal quanto na vida profissional. A não necessidade de espaço físico para armazenamento, possibilidade de acesso remoto e edição de arquivos facilmente, são motivos pelos quais esses serviços se sobressaem em relação aos métodos tradicionais e os tornam muitas vezes obsoletos. 

Arquivos

Por esses e outros motivos, uma boa utilização do armazenamento em nuvem é de extrema importância para otimizar seus resultados, sejam eles no escopo profissional, ou para atividades pessoais e de lazer.

Mas quais são as vantagens de fato do uso do Google Drive?

  • Acesso remoto de qualquer lugar do mundo:

A possibilidade de acessar seus arquivos armazenados na nuvem de qualquer lugar é uma das maiores vantagens desse tipo de serviço. Essa característica torna o compartilhamento, visualização e edição de arquivos muito mais eficiente, já que não é necessário estar em seu espaço de trabalho para ter acesso aos arquivos, dando maior flexibilidade no uso dos arquivos armazenados e otimizando os processos da sua empresa.

  • Saúde e segurança dos seus arquivos:

Ter seus arquivos armazenados na nuvem significa que eles estão protegidos de qualquer dano físico, e mesmo de eventuais perdas de dados devido a problemas técnicos com computadores, celulares e tablets.

O Google Drive, em específico, também permite restringir o acesso a arquivos de acordo com a necessidade do proprietário, garantindo que só as pessoas certas tenham acesso a determinadas pastas e possam editá-las. Além disso, a ferramenta também possui medidas antivírus para arquivos de pequeno porte, como documentos de texto e fotos.

  •  Trabalho em equipe online

Outra grande vantagem do serviço da Google é a possibilidade de trabalho em grupo remoto e simultâneo, já que diversas pessoas podem ter acessos a arquivos e documentos e editá-los em tempo real. Isso, somado a grande variedade de ferramentas da própria empresa que estão integradas ao Google Drive, como o Google Documentos, Planilhas, permitem a otimização do seu trabalho e maior integração dele com os seus colegas.

  • Fácil acesso e uso:

Todas as funcionalidades do Google Drive e de seus serviços estão atrelados somente ao seu navegador, tornando seu acesso extremamente simples, já que independe de programas ou aplicativos externos. Ainda, a própria empresa possui alguns tutoriais de como usar as diversas funcionalidades do serviço de armazenamento, tornando-o ainda mais acessível.

  •    Alta compatibilidade com qualquer tipo de arquivo:

O Google Drive suporta uma grande variedade de tipos de arquivos, permitindo que praticamente qualquer coisa seja armazenada em seus servidores. Isso dá bastante flexibilidade ao seu usuário, que pode fazer upload de arquivos simples, como fotos e documentos de texto, até arquivos menos usuais.

 

Otimizando os resultados com algumas dicas:

Quando estamos no ambiente de trabalho, não podemos permitir que a falta de organização dos meios digitais nos faça perder tempo. Procurar um arquivo e não o encontrar ou não se lembrar de onde guardou determinado documento são problemas recorrentes que podem ser facilmente solucionados para otimizar os resultados da sua empresa e tornar seu trabalho mais produtivo. Para isso, temos recursos e atitudes muito eficazes:

Homem utilizando um computador

Dicas do uso do Google drive

Há algumas dicas básicas para quem está enfrentando dificuldades de organização do seu Google Drive, entre elas estão:

  • Divisão das pastas: Cada pasta deve ser baseada em um tópico principal, com seus respectivos subtópicos, e, para aumentar a eficiência, cada subtópico deve ser dividido em períodos de tempo. Dessa forma, há muito mais agilidade para acessar e encontrar o arquivo desejado e a organização fica muito mais intuitiva.

 

  • Utilidade de arquivos: Fazer uma análise cuidadosa de cada arquivo armazenado no Google Drive e definir aqueles que são realmente importantes e aqueles que podem ser descartados. Assim, é feita uma limpeza que garante mais espaço de armazenamento, impactando na perenidade do uso dessa ferramenta.

Homem trabalhando em home office

  • Disciplina: Para manter seu drive sempre organizado, cada arquivo adicionado deve ir para a pasta correta, com a nomenclatura correta e dentro das normas definidas no seu modelo de organização. Jamais deixe para arrumar depois, manter a disciplina é fundamental para economizar tempo e fazer os processos fluírem mais facilmente.

 

  • Proprietário da pasta: Já imaginou se, por um descuido ou distração, alguém exclui uma pasta com documentos importantíssimos do seu drive e o proprietário dessa pasta não está mais na empresa? Você teria que entrar em contato com ele para pedir a recuperação da pasta.

Para evitar esse problema, uma solução é fazer com que todas as pastas tenham um e-mail específico da empresa como proprietário. Por isso, defina como proprietário um e-mail que pertença a um cargo e não a uma pessoa. Dessa forma, independentemente se a pessoa que o criou está ou não na empresa, o arquivo continuará lá.

Metodologia 5S digital

A metodologia 5S digital consiste na filosofia japonesa aplicada aos ambientes de trabalho digitais para otimizar o rendimento. Sendo pautada em 5 pilares para realizar uma gestão do conhecimento efetiva do seu ambiente de trabalho. Assim, tem como objetivo gerar mais agilidade nos processos e perpetuar dados e documentos importantes tanto da sua empresa quanto pessoais.

A aplicação dessa metodologia visa desenvolver os seguintes sensos:

  • Seiri → Senso de utilização
  • Seiton → Senso de organização
  • Seiso → Senso de limpeza
  • Seiketsu → Padronização
  • Shitsuke → Autodisciplina

Dessa forma, é possível aplicar todos esses sensos na hora de organizar seu Google Drive ou qualquer outro espaço de armazenamento de dados e elevar a qualidade da sua gestão do conhecimento, tendo como principais resultados:

  • Redução de custos
  • Redução de tempo
  • Colaboradores mais produtivos
  • Tomadas de decisão mais assertivas
  • Maior visão dos processos da empresa e como otimizá-los
  • Ambiente de trabalho mais agradável pela diminuição da quantidade de papéis e maior praticidade

Entre muitas outras…

No entanto, para que tudo ocorra da forma correta e traga os melhores resultados, cada etapa desse processo deve ser feita com muito cuidado e por pessoas capacitadas. Caso contrário, pode haver perda de documentos e informações importantes, gerando uma grande burocracia para recuperá-los.

A Química Jr. possui um time competente para realizar o planejamento e a aplicação de forma profissional e garantir o sucesso de cada fase do procedimento, alavancando os melhores resultados para os seus processos!

Equipe discutindo ideias

O que achou das dicas de Google Drive?

Se quiser saber mais dicas de organização temos 2 E-Books Incríveis:

E-Book 5S Digital: Como se portar no meio virtual.

E-Book 5S: Do Caos a Disciplina.

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